O objetivo de qualquer fabricante ou distribuidor é que seu produto chegue em perfeitas condições ao consumidor final – o que é, inclusive, uma exigência para os produtos perecíveis ou mais delicados, como alimentos, medicamentos ou cosméticos. A melhor forma de garantir a integridade do produto é através de um rigoroso controle de lote e de validade da mercadoria, desde a matéria prima utilizada até o produto completamente fabricado.

 

Podemos definir “lote” como a organização da produção de um mesmo produto unidades iguais com quantidades determinadas desse produto. O principal objetivo de organizá-los dessa forma é atender uma exigência comercial específica, além de facilitar as operações logísticas envolvidas desde a fabricação, passando pelo transporte e distribuição até chegar ao consumidor final.

 

Neste artigo, vamos falar sobre porque controlar os seus lotes é tão importante e quais benefícios essa prática pode trazer, não apenas para garantir a qualidade dos seus produtos, mas também a sua credibilidade no mercado.

 

O que é rastreabilidade e onde entra o controle de lotes?

 

Entendemos como “rastreabilidade” o processo de rastrear e documentar o recebimento e uso de todos os elementos envolvidos na cadeia de produção: sejam eles matérias-primas, peças e inclusive o produto final, fabricado ao final do processo.

 

Uma etapa crucial desse processo é feita através do controle de lotes, feito através da gestão e rastreamento de um produto pelo número do lote atribuído a ele na sua fabricação. Pela organização em lotes, são criadas condições para mapear a matéria-prima recebida, definir em qual processo de fabricação ela foi utilizada e determinar quem foi o comprador de cada lote produzido, bem como suas datas de validade e a quantidade de produtos comprados. Ou seja, através do controle de lotes é possível rastrear completamente as entradas e saídas por toda a supply chain. 

 

Incluir esse tipo de controle no seu processo logístico traz diversos benefícios para o seu negócio – sendo indispensável para empresas que operam com produtos mais sensíveis e/ou perecíveis, como nos setores alimentícios, farmacêutico e cosmético, por exemplo. Além disso, o controle de lotes também garante que os distribuidores não comercializam os seus produtos fora dos seus padrões de qualidade, desvie os lotes ou os comercializem em regiões comerciais diversas das previamente definidas. 

 

Isso porque o processo de rastreamento desde a fabricação até a venda ao consumidor final permite a consulta à informações sobre o trânsito dos produtos em qualquer etapa da cadeia de suprimentos: fornecedores, itens, notas de inspeção, detalhes de fabricação e quais foram os distribuidores envolvidos.

 

E por que fazer o controle de lotes?

 

Um lote de produtos defeituosos que chega ao mercado pode impactar toda a sua operação. Clientes cancelarão os pedidos e os prejuízos serão refletidos nos resultados financeiros ou pior: na percepção que os seus clientes têm da sua marca. A depender da sua resposta como empresa, pode inclusive estagnar o seu crescimento.

 

Por isso a rastreabilidade através do controle de lotes é importante. Ele é imprescindível para uma resposta ágil ao erro, uma vez que rastrear o lote defeituoso permite que o recall dos itens contaminados ou defeituosos seja feito rapidamente, minimizando os impactos negativos do produto. 

 

Toda empresa precisa se preocupar com a qualidade dos bens produzidos, com o quanto de valor eles agregam e com a segurança que passam aos consumidores. Por isso, qualquer tipo de reclamação deve ser administrada e solucionada com tempo de resposta imediato. É aí que entra a importância do controle de lote: os benefícios de um sistema desse tipo vão desde a eficiência produtiva ao controle de qualidade, porque ele te dá controle total – e em tempo real – do processo e o que pode estar causando problemas.

 

Imagine, por exemplo, um cenário onde uma indústria alimentícia enviou um produto determinado ao ponto de venda e um consumidor, ao comprá-lo, notou algum tipo de contaminação que o torna impróprio para o consumo. O produto defeituoso voltou à fábrica e a análise indicou que o problema foi um dos ingredientes utilizados na produção. O problema é que esse ingrediente também foi utilizado na produção de diversos outros produtos. 

 

Somente com um controle de lotes eficiente, que registre todas as saídas e entradas de forma organizada, é possível saber quais produtos foram feitos com esse ingrediente, por quais distribuidores eles passaram e por qual cliente eles foram comprados. O controle registra os lotes não só dos produtos finais, mas também dos ingredientes que foram recebidos dos fornecedores; dessa forma, com um cruzamento inteligente desses dados, é possível determinar onde o lote que continha o ingrediente defeituoso foi utilizado e para onde o lote do produto fabricado foi vendido. 

 

Caso o seu processo não envolva a rastreabilidade eficiente, se torna impossível fazer o recall. No caso do exemplo acima, se o consumidor ingere um produto impróprio e dele decorre algum problema de saúde, o dano para a sua marca será incalculável. Por isso a importância do controle de lote, para garantir a agilidade necessária no recolhimento de mercadorias assim que um problema é identificado.

 

Um outro exemplo da necessidade do controle de lotes é na indústria farmacêutica, onde ele é fundamental para evitar falsificações e extravios, o que garante segurança ao consumidor em relação às informações de origem e autenticidade do produto – além de dar ao fabricante controle sobre as transações feitas pelos distribuidores.

 

Já no recall dos medicamentos, ter um sistema de rastreabilidade eficiente significa que o recolhimento seja feito de forma rápida, ou seja, em caso de necessidade de reavaliação do lote de algum produto, a fabricante poderá determinar exatamente onde ele está e como retirá-lo do mercado – uma resposta ágil que prevenirá danos à população e à reputação do fabricante.

 

Os exemplos demonstram que a implementação de um sistema de identificação de lote de produtos dá à empresa a possibilidade de fazer um recall pontual, por lote, ao invés de ter de recolher toda a mercadoria disponibilizada ao mercado quando um consumidor indicar um problema com o produto; basta rastrear o produto defeituoso, identificar o lote correspondente e recolher aqueles produtos especificamente. A possibilidade é alta de que o erro ou defeito indicado afete apenas esse grupo determinado de bens e não tudo que a indústria fabricou.

 

Sem a rastreabilidade, toda reclamação só poderá ser tratada levando em conta os produtos vendidos especificamente àquele determinado cliente. Se os itens do mesmo lote, que contam com o mesmo defeito, tiverem sido vendidos a outro cliente, o processo de saneamento desse erro se torna muito mais complexo e os efeitos do produto defeituoso se espalham ainda mais, prejudicando a sua marca.

 

Um produto defeituoso precisa ser retirado imediatamente de circulação, pois quanto mais utilizado, mais a imagem da sua empresa será associada a esse defeito, o que inevitavelmente vai abalar a confiabilidade da sua produção. Por isso, identificar o lote de fabricação é essencial para evitar o prejuízo financeiro causado pela perda de clientes e pela deterioração do valor de marca da sua empresa no mercado. Essa perda significa queda nas vendas e por consequência, no faturamento.

 

Além das vantagens acima, o controle eficiente de lotes é de extrema relevância para diversos outros setores da empresa, como: 

• Planejamento, à medida que indica quais os materiais disponíveis para as ordens de fabricação;

• Compras, por determinar a quantidade certa de insumos em estoque e orientar sobre a necessidade de reabastecimento;

• Fiscal e Financeiro, por fornecer informações sobre os saldos de estoque, detalhando cada, além de fornecer dados sobre as transações que foram feitas por toda a supply chain;

• Logística, uma vez que o monitoramento dos lotes fornece informações sobre os itens armazenados em estoque – essenciais para controlar as movimentações e para evitar que haja produtos vencidos no estoque.

 

Uma outra vantagem é que o rastreamento permite relacionar a qualidade dos produtos finais com as matérias-primas utilizadas, rastreando os lotes de insumos que foram utilizados naquele produto e de que fornecedores eles vieram. Dessa forma, é possível classificar os fornecedores de acordo com a qualidade dos insumos, o que traz maior controle na hora da compra da matéria-prima.

 

Conforme visto acima, além de evitar problemas como a entrega de produtos vencidos aos seus clientes ou que os produtos estraguem em seu estoque – dois fenômenos que abalam tanto a credibilidade quanto a receita do seu negócio, o controle de lote e validade disponibiliza uma série de informações como:

• Qual fornecedor e em que nota fiscal foi recebido um lote de um determinado insumo; bem como informações sobre transporte e validade da matéria-prima;

• Quais produtos estão prestes a vencer e quais estratégias podem ser adotadas para não deixar que eles fiquem impróprios para consumo em estoque;

• Para quais clientes foram vendidos cada lote de um determinado produto;

 

Dessa forma, podemos concluir que o controle de lotes é essencial ao negócio por dar controle total sobre o produto – desde de sua localização até os preços envolvidos nas transações. No entanto, a depender do tamanho da sua operação, o volume de dados pode ser muito grande, o que pode dificultar organização e análise.

 

Por isso você deve usar a tecnologia como sua aliada nesse processo. A Sellout Spy reúne todas essas informações de forma consolidada, numa interface intuitiva e amigável – o que facilita o trabalho de análise de todos esses dados e te dá de volta o controle sobre precificação, localização e posicionamento do seu produto no mercado.

 

A utilização de softwares como facilitadores permite que os processos que envolvem a análise desses dados sejam realizados com o máximo de eficiência ajudando a prevenir erros, monitorando os fluxos de trabalho e dando à empresa a oportunidade de intervir diretamente no ponto deficiente da sua cadeia de suprimentos.

 

A plataforma de gestão e análise que a Sellout Spy oferece ferramentas para melhorar a execução de todas as etapas do processo de venda do seu produto, uma vez que ela recolhe e organiza as informações relevantes sobre o desempenho dos distribuidores, canais e do próprio produto no mercado, contribuindo para o desenvolvimento de novas estratégias através do rastreamento em tempo real de lote. Além disso, oferece também informações sobre a positivação de clientes, markup de distribuidores e muito mais. 

 

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